AIDE EN LIGNE

Préambule

Easy Routing^® est destiné à faciliter et à optimiser les consultations dans le cadre des études de prix. Il apparaît sous forme d'un menu directement dans Microsoft Word mais peut aussi être lancé en dehors de Word, à partir du menu 'démarrer'.

Installation du produit sur l'ordinateur

Easy Routing^® fonctionne sous Microsoft Windows 98, Me, NT4, 2000, XP équipés au minimum de 32 Mo de mémoire (98/Me) et de 64 Mo (NT4/2000/XP)

Note importante aux utilisateurs de Windows 98 et Windows NT4 : Afin d'offrir de bonnes performances Easy Routing^® utilise le moteur de bases de données Jet 4.0 (Microsoft Access 2000/2002). Ce moteur est livré en standard avec les versions Windows Millenium, 2000 et XP mais n'était pas fourni avec Windows 98 et Windows NT4. Si vous utilisez ces derniers systèmes, il se peut toutefois que Easy Routing^® fonctionne sans installation préalable car le moteur a peut être déjà été installé par une autre application, ou peut être avez vous installé Microsoft Access 2000.

Si Jet 4.0 n'est pas installé, Easy Routing^® le signalera au lancement et vous invitera à l'installer (les procédures d'installation de Jet 4.0 font partie intégrante de la procédure d'installation de Easy Routing^® . A noter, que, sous Windows NT4, l'installation de Jet 4.0 peut requérir des droits administrateur.

Pour installer Easy Routing^® sur votre ordinateur, il vous suffit de lancer le fichier ERSetup.EXE et de suivre les instructions. Après installation, il n'est pas nécessaire de redémarrer la machine. 

Mise en place de la base de données de contacts

Lors de l'installation, Easy Routing^® met automatiquement en place une base de données d'exemple comportant environ 100 contacts et nommée 'Contacts.MDB'. Il s'agit d'une base au format Microsoft Access (Jet). Vous pourrez enrichir cette base manuellement ou en y ajoutant des données issues de documents Microsoft Excel.

Il est déconseillé de recréer votre propre base de données avec Microsoft Access à moins de respecter strictement le format de 'Contacts.MDB'

Comme nous venons de l'évoquer, la procédure d'installation place la base de données dans le répertoire d'installation du produit et donc, en local sur la machine. Si vous désirez partager cette base au sein d'un groupe de travail, il vous faudra la déplacer pour la mettre sur un répertoire du serveur ou, tout au moins, un répertoire partagé par tous les utilisateurs potentiels.

Tous les utilisateurs, sans exception et quels que soient les droits qui leurs seront affectés par rapport à la base 'Contacts.MDB' doivent avoir sur le répertoire partagé des autorisations complètes (lecture et écriture). La gestion des droits de chacun étant gérés par Easy Routing^® et non par le réseau.

Installation sous Microsoft Word

Pour installer les macros nécessaires à Easy Routing^® pour un fonctionnement à partir de Microsoft Word, il est nécessaire que les macros soient activées dans Word. Si elles ne le sont pas, vous pouvez les activer à partir du menu 'Outils' / 'Macro' / 'Sécurité' de Word.

Les macros Word peuvent être installées sur les versions 97 et supérieures de Microsoft Word.

Pour procéder à l'installation, chargez simplement le fichier InstallWord.doc qui se trouve dans le répertoire où vous avez installé Easy Routing^®. Vous pouvez charger ce fichier automatiquement en appelant la fonction 'Installer ou désinstaller les macros Word' présente dans le menu 'démarrer / Easy Routing'

Au chargement du fichier, si vos paramètres de sécurité sont placés sur 'Sécurité moyenne', il vous sera demandé d'activer les macros. Répondez alors par l'affirmative. Si les paramètres sont placés sur 'Sécurité haute', les macros ne s'exécuteront en aucun cas et ils vous sera impossible d'utiliser  Easy Routing^®. Vous pouvez ajuster les paramètres de sécurité dans le menu 'Outils' / 'Macro' / 'Sécurité' de Word.

Le fichier se présente comme suit :

Il suffit de cliquer sur le bouton vert pour qu'immédiatement, un nouveau menu 'Consultations' apparaisse dans la barre de menu de Word.

Vous pouvez alors fermer le fichier ou quitter Word. Les paramètres du nouveau menu seront alors automatiquement enregistrés dans votre fichier 'Normal.dot' de sorte qu'ils soient automatiquement présents lors des sessions de Word suivantes.

Si vous souhaitez désinstaller les macros et donc faire disparaître le menu, répétez l'opération en cliquant sur le bouton rouge.

Licence

L'acquisition d'une licence vous autorise à employer Easy Routing^® sur un poste. Vous devez acquérir autant de licences Easy Routing^® que vous avez de postes utilisateurs.

Easy Routing^® fonctionnera automatiquement et gratuitement pendant 60 jours à compter de la date d'installation du produit. Cette période est uniquement destinée à l'évaluation du produit qui ne saurait alors être employé à des fins commerciales.

Pour faire fonctionner Easy Routing^® au delà de la période d'essai, vous devez acquérir une licence. Pour cela, appelez la fonction 'Outils' à partir de la fenêtre principale de Easy Routing^® et cliquez sur 'Licence'. Remplissez alors le formulaire approprié et retournez le à l'adresse indiquée par tous moyens à votre convenance (Courrier, fax, email ou inscription en ligne). N'oubliez pas de mentionner votre email car le code licence vous sera retourné de cette manière.

Dès que vous recevrez le code licence à 28 digits, il vous suffira de le saisir dans le masque prévu à cet effet (dans la fonction 'Licence') pour que votre clé soit définitivement validée. (ou temporairement dans le cadre d'un prêt de licence).

Le système de protection de Easy Routing^® est basé sur le numéro de votre carte réseau (adresse IP fixe), aussi le code licence qui vous sera délivre lors que l'acquisition du produit ne sera valide que sur l'ordinateur à partir duquel il aura été demandé. Si vous désirez transférer la licence sur un autre poste, contactez votre revendeur qui vous délivrera alors un nouveau code.

Lancement

Pour exploiter les fonctions de publipostage de Easy Routing^® à partir de Word, vous devez disposer d'un document Word comportant les champs de fusion attendus. Un tel document d'exemple, nommé 'Lettre type.doc' est disponible dans le menu 'démarrer / Courrier d'exemple'. Nous vous conseillons de repartir de ce document pour créer vos fichiers de consultation types. Utilisez pour cela les fonction 'Copier/Coller' ou la fonction 'Enregistrer sous'.

Lorsque un document comportant de tel champs se trouve présent à l'écran, vous pouvez appler Easy Routing^® à partir du menu 'Consultations' de Word. 

Vous obtenez alors l'écran suivant :

Sélection / Désélection des contacts

Pour sélectionner les contacts auxquels vous souhaitez vous adresser, vous pouvez double cliquer sur chacun d'eux ou encore, effectuer une sélection préalable en faisant glisser la souris, (tout en maintenant le bouton de gauche enfoncé) et cliquer sur le bouton 'Ajouter la sélection'.

Ces opérations ont pour effet de transférer les contacts sélectionnés dans la liste des 'Contacts sélectionnés pour l'envoi'.

Pour supprimer un ou plusieurs contacts de cette liste, cliquez dans la liste d'envoi et opérez de la même manière que pour l'ajout de contacts. Employez alors le bouton 'Retirer la sélection'.

Ajout manuel de contacts

Pour ajouter manuellement des contacts à la base commune, cliquez sur le bouton 'Ajouter un contact'. Si le bouton est grisé, cliquez au préalable sur la liste 'Contacts de la base centrale'.

Important : Pour effectuer cette opération, il est nécessaire de disposer des droits appropriés sur la base commune.

Remplissez alors les champs. Tous les champs sont facultatifs, toutefois, il est vivement conseillé de remplir au minimum les champs SOCIETE, CODE POSTAL et MOTS CLES.

Le champ MOTS CLES, limité à 255 caractères, permet d'entrer les différents mots clés qui permettront de trier les contacts. Vous pouvez entrer ce champ en 'langage naturel' par exemple :

"Ce fournisseur fabrique des véhicules de manutention mais aussi des ponts roulants et équipements de levage et assure les prestations de contrôle technique des équipements de manutention".

L'avantage de ce type de saisie réside dans le fait qu'elle sera exploitable par tout le groupe de travail, quelle que soit les habitudes de formulation des différents utilisateurs au sein du groupe : Elle fonctionnera si l'utilisateur recherche 'manutention', 'équipements', 'levage', 'contrôle' ou une combinaison comportant au moins l'un de ces mots clés.

Easy Routing^® exploite le champ MOTS CLES à la même vitesse, quelle que soit la position du mot clé recherché dans le champ.

Modification de contacts

Pour modifier un contact, positionnez le curseur sur celui ci et cliquez sur le bouton 'Modifier le contact'. Ce bouton n'est pas accessible lorsqu'une sélection est active. Il est possible de modifier des contacts dans la liste des 'Contacts de la base centrale' mais pas dans la liste des 'Contacts sélectionnés pour l'envoi'.

Important : Pour effectuer cette opération, il est nécessaire de disposer des droits appropriés sur la base commune.

Après modification, cliquez simplement sur le bouton 'Valider'. Easy Routing^® accepte les doublons ; vous pouvez entrer deux noms de société identiques dans la même base de données.

Suppression de contacts

Pour supprimer un contact, positionnez le curseur sur celui ci et cliquez sur le bouton 'Supprimer le contact'. Ce bouton permet de supprimer simultanément jusqu'à 25 contacts que vous aurez sélectionné au préalable.

Important : Pour effectuer cette opération, il est nécessaire de disposer des droits appropriés sur la base commune.

Copie de données dans le presse papier

Easy Routing^® permet de copier les données relatives à un ou plusieurs contacts dans le presse papier du système de manière à exploiter ces données dans tout logiciel sachant disposant de fonctions 'Copier/Coller'.

Pour copier des contacts, placez le curseur sur le contact à copier ou sélectionnez plusieurs contacts et cliquez sur le bouton 'Copier (presse papier)'. Cliquez ensuite sur l'application cible et employez la fonction 'Coller'.

Les contacts ainsi collés sont toujours présentés les uns à la suite des autres avec une ligne pour chaque champ. Ils sont séparés entre eux par un trait horizontal.

Recherches sur le Web

Easy Routing^® comporte les liens vers les sites de recherche professionnels les plus couramment utilisés. Pour accèder à ces liens, cliquez sur le bouton 'Rechercher sur le Web'.

Cliquez alors simplement sur l'outil de recherche qui vous convient parmi les quatre proposés. Easy Routing^® affichera alors le site dans votre navigateur.

Mises à jour en ligne

Pour mettre à jour gratuitement votre logiciel Easy Routing^®, vous pouvez cliquer sur le lien suivant :

http://www.iaes-software.com/downloads/ERupdateFR.EXE

Attention : Vous devez fermer Easy Routing^® et Microsoft Word avant de procéder à la mise à jour du logiciel sinon, la mise à jour complète ne sera pas effective.

Formulation des documents Word

Pour que les champs soient exploitables sous Microsoft Word, il est nécessaire d'employer la formulation suivante au sein du document Word :

 «Titre» / «Nom_Contact» / «Société» / «Adresse» / «C_P» «Ville» / «Etat_Pays» / «Téléphone» / «Fax» / «Gsm» / «email»

La syntaxe de chaque champ doit être respectée sans quoi, la fusion ne pourra s'opérer correctement.

Ces différents repères sont en fait, des noms de 'champs de fusion' de Microsoft Word. Si vous ne maîtrisez pas l'emploi des champs de fusion sous Word, nous vous conseillons d'utiliser le courrier d'exemple livré avec Easy Routing^® et de le modifier pour l'adapter à vos besoins. Vous pourrez alors utiliser la fonction 'Enregister Sous' de Microsoft Word pour enregisrter vos différents modèles de documents.

A toutes fins utiles, les fonctions de publipostage de Microsoft Word sont accessibles au travers du menu 'Outils / Publipostage'.

Export de données Microsoft Excel

Si vous souhaitez exploiter votre base de données commune sur d'autres logiciels, vous pouvez aisément l'exporter au format Microsoft Excel en appelant tout d'abord la fonction 'Outils' puis en cliquant sur le bouton 'Exporter'.

Vous pouvez exporter l'ensemble de la base de données ou, les contacts se trouvant dans la liste de 'Contacts sélectionnés pour l'envoi' si vous cochez la case 'La sélection'.

Vous obtiendrez alors immédiatement un fichier Microsoft Excel exploitable.